1. Kepala sekolah menyerahkan surat keterangan non-aktif siswa kepada operator sekolah.
2. Operator dapodik sekolah login ke situs operator dan memilih menu SISWA, submenu NON-AKTIF SISWA.
3. Operator dapodik sekolah melakukan entry data, meliputi:
   1. NISN siswa yang bersangkutan.
   2. Nomor surat keterangan siswa non-aktif dari kepala sekolah.
   3. Memilih kategori non-aktif siswa (mengundurkan diri, diberhentikan, meninggal dunia).
   4. Keterangan/Catatan lain yang diperlukan.
   5. Print-out 2 (dua) lembar surat keterangan non-aktif siswa dari sekolah (sebagai tanda bukti keberhasilan entry data).
   6. Pada hasil print out tersebut terdapat kode khusus dari sistem database pusat sebagai penanda validasi dari/ke sistem.
4. Kedua surat hasil print-out tersebut ditandatangani oleh kepala sekolah dan disahkan oleh sekolah.
5. Menyerahkan 1 (satu) lembar surat yang telah ditandatangani oleh kepala sekolah kepada dinas pendidikan setempat, dan 1 (satu) lembar lagi disimpan sebagai arsip sekolah.

*) Perubahan status non aktif dapat dilakukan juga melalui operator dinas pendidikan dengan membawa surat keterangan non Aktif yang dikeluarkan oleh Sekolah