1. Setiap tahun ajaran baru, sistem pusat akan merubah sementara status siswa di setiap sekolah menjadi naik kelas. Kecuali bagi siswa tahun terakhir status siswa dianggap lulus semuanya. Status naik kelas sementara tersebut harus divalidasi oleh sekolah masing-masing sebagai pengesahan resmi melalui sistem Dapodik secara online.
2. Operator Dapodik sekolah login ke situs operator dan memilih menu APPROVAL KENAIKAN SISWA.
3. Operator Dapodik sekolah setempat melakukan entry data yang meliputi:
   1. NPSN sekolah yang bersangkutan.
   2. Print-out 3 (tiga) lembar surat keterangan approval kenaikan kelas (sebagai tanda bukti keberhasilan entry data).
   3. Pada hasil print out tersebut terdapat kode khusus dari sistem database pusat sebagai penanda validasi dari/ke sistem.
4. Ketiga surat hasil print-out tersebut ditandatangani oleh kepala sekolah dan disahkan.
5. Menyerahkan 1 (satu) lembar surat tanda bukti approval kenaikan kepada Kepala sekolah yang bersangkutan, 1 (satu) lembar untuk diserahkan ke Dinas Pendidikan setempat dan 1 (satu) lembar lagi disimpan sebagai arsip operator.

*) Aproval Kenaikan Kelas dapat juga dilakukan melalui operator dinas pendidikan