1. Setiap tahun ajaran baru, sistem pusat akan merubah sementara status siswa tingkat akhir di setiap jenjang sekolah menjadi lulus semuanya. Status kelulusan sementara tersebut harus divalidasi oleh sekolah masing-masing sebagai pengesahan resmi melalui sistem Dapodik secara online.
2. Setiap kepala sekolah membuat surat keterangan daftar siswa yang tidak lulus disekolah masing-masing dan diserahkan kepada operator sekolah masing-masing untuk diproses di sistem Dapodik pusat. Pada siswa yang tidak lulus harus disertakan NISN dari siswa yang bersangkutan.
3. Operator Dapodik sekolah login ke situs operator dan memilih menu SISWA, submenu TIDAK LULUS.
4. Operator Dapodik sekolah melakukan entry data yang meliputi:
   1. NISN siswa yang tidak lulus sesuai dengan surat keterangan dari kepala sekolah.
   2. Nomor surat keterangan siswa tidak lulus dari kepala sekolah.
   3. Merubah status kelulusan dari siswa yang bersangkutan ke opsi TIDAK LULUS pada TA xxxx/yyyy.
   4. Keterangan/Catatan lain yang diperlukan.
   5. Print-out 3 (tiga) lembar surat keterangan tidak lulus dari operator (sebgai tanda bukti keberhasilan entry data).
   6. Pada hasil print out tersebut terdapat kode khusus dari sistem database pusat sebagai penanda validasi dari/ke sistem.
5. Ketiga surat hasil print-out tersebut ditandatangani oleh kepala sekolah dan distempel.
6. Menyerahkan 1 (satu) lembar surat bukti tidak lulus kepada Kepala sekolah yang bersangkutan, 1 (satu) lembar untuk diserahkan ke Dinas Pendidikan setempat dan 1 (satu) lembar lagi disimpan sebagai arsip operator.

*) Update status siswa tidak lulus dapat juga dilakukan melalui operator dinas pendidikan

Catatan : Jika dalam satu sekolah seluruh siswanya lulus maka lakukan APPROVAL KELULUSAN