1. Setiap tahun ajaran baru, sistem pusat akan merubah sementara status siswa tingkat akhir di setiap jenjang sekolah menjadi lulus semuanya. Status kelulusan sementara tersebut harus divalidasi oleh sekolah masing-masing sebagai pengesahan resmi melalui sistem Dapodik secara online.
2. Operator Dapodik sekolah login ke situs operator dan memilih menu APPROVAL KELULUSAN.
3. Operator Dapodik sekolah melakukan entry data yang meliputi:
   1. NPSN sekolah yang bersangkutan.
   2. Print-out 3 (tiga) lembar surat keterangan approval lulus dari operator sekolah (sebgai tanda bukti keberhasilan entry data).
   3. Pada hasil print out tersebut terdapat kode khusus dari sistem database pusat sebagai penanda validasi dari/ke sistem.
4. Ketiga surat hasil print-out tersebut ditandatangani oleh kepala sekolah dan distempel.
5. Menyerahkan 1 (satu) lembar surat bukti approval kelulusan kepada Kepala sekolah, 1 (satu) lembar untuk diserahkan ke Dinas Pendidikan setempat dan 1 (satu) lembar lagi disimpan sebagai arsip operator.

*) Aproval kelulusan dapat juga dilakukan melalui operator dinas pendidikan